▊公司介绍：

随着我国新型城镇化进程不断深入，城市轨道交通迎来高速发展。城市轨道交通的大规模建设、网络化运营给城市轨道交通企业带来了巨大的挑战一一如何确保建设和运营安全有序，并实现巨量资产管理和多元化经营运作等，促使各企业纷纷使用信息化手段来支撑城市轨道交通的良性运作和持续发展。

面对长沙地铁高强度建设和网络化运营，借助信息化手段来全面管控各业务版块，并提高科学化管理水平显得尤为迫切。集团公司于2019年正式开工建设“长沙市轨道交通信息管理系统”，围绕长沙轨道"建设、运营、经营“三大业务和企业管理，依托云计算、物联网、移动互联网等先进技术，涵盖集团全业务领域30余个应用系统及基础支撑平台。特别是企业管理平台，通过以人财物为核心的信息系统，强化集团人力、财务、投资、物资流转等管控力度，提高管理工作运行效率。

▊项目需求动因：

协同办公系统作为企业管理平台的核心纽带，需结合企业管理的实际需求、轨道交通行业特点及业内最佳实践经验，2020年 11月，信息中心携手蓝凌软件，在各部门、中心、子分公司的支持配合下，开展需求调研，梳理公司现有业务流程，提出适应公司集团化发展的协同办公系统整体规划、实施方案，旨在为信息系统的实施和部署提供充分的管理依据，实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，增强员工之间协同工作的能力，有效管理了有形（设备等）、无形（业务信息、知识）资产，完美整合组织内部的信息流。

2021年，是建党100周年的大庆之年、“十四五”开局之年，也是公司阔步新征程、谱写新篇章的首战之年。信息中心在各部门、中心、子分公司的大力支持之下，携手蓝凌软件于5月17曰研发协同办公系统（集团板块）上线试运行，紧跟公司转型发展、主动服务“三高四新”战略。

▊项目方案：

基于蓝凌OA的协同办公系统（集团板块）共有功能模块5个，设置发文流程106条，收文流程37条，其它流程79条，共计222条流程。分电脑端、移动端两个端口，电脑端在内网环境使用，移动端在内、外网环境使用，集成多个业务系统流程并推送“待办”提醒，打造了"统一门户、统一流程、统一移动、统一集成”的全新数字化办公体验，助推公司无纸化办公、降本增效。

1、企业内部信息门户，“待办式”办公更醒目

企业内部信息门户，包含信息门户和工作台，信息门户主要是信息展示，工作台是所有业务系统的电脑端入口，进入统一门户系统后可以进入公司内所有业务系统。

通过门户统一集团信息，集中推送公司重要信息，统一全员思想；统一待办中心，让各个业务系统的流程处理事项集中，变以前“人找事”为“事找人”模式，及时提醒员工待办、待阅、已办事项，提高协作效率；工作台快捷入口包含企业管理、运营管理、建设管理、经营管理四大版块业务系统，可快速发起流程化办公，更有条理、更高效。

2、移动化平台，“移动化”办公更便捷

移动化平台将所有协同办公、其他业务应用都装进一个APP，融即时沟通与敏捷协作为一体，实现公共账号、即时通讯、管理企业组织架构、移动办公、企业社交等功能，支持员工在公司内外、地铁站内、建设现场，均可查收信息、审批流程，设有内部通讯类、内部即时通讯工具，打造安全高效的移动办公平台。

用户最新的待办工作、待阅信息、待办信息、工作曰程以及新闻公告等，实时推送至移动化平台，为用户提供便捷的“办公门户”，随时随地通过手机查阅公司最新的新闻和通知公告。

3、功能模块齐全，“无纸化”办公模式更高效

1）公文管理，让红头文件在线发、全触达：支持报告、公告、请示、命令等多类公文起草、核稿、审稿、签发、编号、排版、校对、分发、归档等工作，流程灵活满足复杂型组织需求且套红格式可自定义，全程无纸化办公，全面提升发文、收文效率。

2）流程管理，让企业运转更规范、高效：覆盖监察审计、技术、战略发展、党群工作、调度、机电、台约、财务、工会、资源管理、人力资源、物业、应急与保卫等领域；支持常用模板推荐、模糊查询，在线发起流程更方便；支持流程审批的通过、驳回、转办、沟通、废弃、加签等操作，流程走向可视化，让企业运营、管理更合规、高效。

3）会议管理，让决议执行更迅速、扎实：实现会议从会议室预约、申请、通知、纪要、督办的全程在线管理，员工可在会议日历中直接点击发起会议预约，上传会议主题、相关资料、勾选参会人员，同步日程通知参会人员；会后同步编纂纪要，将决议直接转为督办管理，迅速、扎实落实会议决议事项。

4）督办管理，任务进度更透明、及时：针对年度、月度重点工作或专项任务，支持在线督办管理，从任务分派到进度管理、办结处理，全程闭环高效。督办发起，可以从公文督办、督办中心等入口发起；督办立项通过后，主办单位负责人可以进行任务指派、任务变更、责任人变更等操作。

5）任务管理，部门内部分工更合理、协作：针对部门内、科室内工作任务进行分工管理，展现形式为列表和曰历，从任务分派到进度管理、办结处理、任务查询等，全程留痕管理，使任务分工更合理、协作。

▊项目价值：

自5月17曰协同办公系统上线试运行以来，信息中心运维服务热线“53550”及协同办公沟通微信群随时为全体员工提供服务，5月24曰集团停止接收纸质文件，协同办公系统开始全面上线试运行。针对试运行期间的使用问题，信息中心已于6月3日-4曰及7曰-8日为全司员工就系统使用问题开展专题解答和辅导，助力公司无纸化办公、降本增效。

自5月17曰至6月25曰，协同办公系统（集团板块）共有注册用户1071名、发文935条、收文2995条、已完成收发文3169条，发起流程441条，初步实现了“让数据多跑路，让员工少跑腿”的目标。

以协同办公系统上线试运行为契机，长沙轨道围绕“建设、运营、经营、企业管理”各业务版块，依托云计算、物联网、移动互联网等先进技术，建成涵盖集团全业务领域30余个应用系统及基础支撑平台，抓住“数智化”转型的大势，助力公司降本增效、转型发展。

蓝凌,蓝凌RPA

成功案例

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